Hysbysiad preifatrwydd yn ymwneud â phrosesu data personol gan Gyd-bwyllgor Corfforedig De-ddwyrain Cymru
Cyd-bwyllgor Corfforedig De-ddwyrain Cymru
Caiff Cyd-bwyllgor Corfforedig De-ddwyrain Cymru (y Cyd-bwyllgor) ei adnabod fel Prifddinas-Ranbarth Caerdydd, ond Cyd-bwyllgor Corfforedig De-ddwyrain Cymru yw’r endid cyfreithiol ac mae’n parhau i fod yn rheolydd data a’r corff statudol cyfrifol.
Mae Prifddinas-Ranbarth Caerdydd yn cynnwys y 10 awdurdod lleol yn Ne-ddwyrain Cymru – Blaenau Gwent; Pen-y-bont ar Ogwr; Caerffili; Caerdydd; Merthyr Tudful; Sir Fynwy; Casnewydd; Rhondda Cynon Taf; Torfaen; a Bro Morgannwg. Mae Awdurdod Parc Cenedlaethol Bannau Brycheiniog hefyd yn aelod mewn perthynas â Chynllunio Datblygu Strategol.
I gael rhagor o fanylion am lywodraethiant Cyd-bwyllgor Corfforedig De-ddwyrain Cymru, gweler yr Hysbysiad Preifatrwydd Llywodraethu.
Ynglŷn â’r hysbysiad preifatrwydd yma
Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd yma yw darparu gwybodaeth am sut y bydd Cyd-bwyllgor Corfforedig De-ddwyrain Cymru yn defnyddio (neu’n ‘prosesu’) data personol am unigolion at ddiben ymgymryd â busnes o ddydd i ddydd y Cyd-bwyllgor.
Y Rheolydd Data
Y Cyd-bwyllgor yw’r rheolydd ar gyfer y data personol y mae’n ei brosesu.
Mae’r Cyd-bwyllgor wedi’i gofrestru’n rheolydd gyda Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth. Y rhif cofrestru yw: ZB295457.
Sut i gysylltu â ni ynglŷn â materion neu bryderon diogelu data
Mae modd i chi gysylltu â ni dros y ffôn, drwy e-bost a thrwy’r post fel a ganlyn:
E-bostiwch ni: InfoRights@cardiffcapitalregion.co.uk
Ysgrifennwch atom ni: Prifddinas-Ranbarth Caerdydd, Swyddog Diogelu Data, Sbarc|Spark, Heol Maendy, Caerdydd, CF24 4HQ
Mae modd i chi hefyd gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych chi’n anfodlon â sut rydyn ni wedi defnyddio’ch data, ond, rydyn ni’n eich annog chi i gysylltu â ni yn y lle cyntaf.
Y Swyddog Diogelu Data
Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf yn darparu gwasanaeth cymorth diogelu data i Gyd-bwyllgor Corfforedig De-ddwyrain Cymru, gan gynnwys darparu Swyddog Diogelu Data.
Rydyn ni’n eich annog chi i gysylltu â’r Cyd-bwyllgor yn y lle cyntaf ynghylch unrhyw fater diogelu data. Serch hynny, os bydd angen i chi gysylltu â’r Swyddog Diogelu Data yn uniongyrchol, mae modd i chi wneud hynny drwy anfon e-bost at: Rheoli.Gwybodaeth@rctcbc.gov.uk.
Gan fod y Cyd-bwyllgor yn gweithredu’n rheolydd data, rydyn ni’n argymell eich bod chi’n anfon copi o’ch gohebiaeth at y Swyddog Diogelu Data at y Cyd-bwyllgor hefyd – InfoRights@cardiffcapitalregion.co.uk.
Data personol pwy rydyn ni’n eu prosesu?
Rydyn ni’n prosesu data personol yn ymwneud â/ag:
- Ymgyngoreion
- Darpar weithwyr a gweithwyr presennol
- Unigolion sy’n mynd i hyfforddiant ac achlysuron
- Busnesau sy’n Unig Fasnachwyr
- Gohebiaeth ag aelodau o’r cyhoedd
Y mathau o ddata personol rydyn ni’n eu prosesu
Rydyn ni’n prosesu’r categorïau canlynol o ddata personol:
- Manylion personol – enw, cyfeiriad
- Manylion cyswllt – rhif ffôn, cyfeiriad e-bost
- Manylion addysg – cymwysterau a phrofiad gwaith (wrth reoli ceisiadau am swyddi)
- Gwybodaeth iechyd – gofynion dietegol, gofynion hygyrchedd (i gynnwys diet a darparu addasiadau rhesymol ar gyfer presenoldeb mewn achlysur neu gyfarfod)
Pam rydyn ni’n prosesu data personol?
Rydyn ni’n prosesu’r data personol er mwyn cyflawni’n rhwymedigaethau statudol ni sy’n ymwneud â llywodraethu swyddogaethau o ddydd i ddydd Cyd-bwyllgor Corfforedig De-ddwyrain Cymru. Mae hyn yn cynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i’r gweithgareddau canlynol:
- Rheoli ceisiadau neu ymholiadau sy’n ymwneud â rhaglenni ariannu
- Rheoli ceisiadau ar gyfer rhaglenni sy’n ymwneud â chyflogaeth a sgiliau
- Ymateb i geisiadau am wybodaeth (e.e. Rhyddid Gwybodaeth, Diogelu Data)
- Cynnal arolygon
- Cynnal ymgynghoriadau
- Gohebu mewn perthynas â chyfarfodydd cyhoeddus
- Adolygu ac ymateb i Gwynion ac adborth
- Anfon cyfathrebiadau a chylchlythyrau at unigolion sydd wedi cofrestru i dderbyn y rhain
Ein seiliau cyfreithiol ar gyfer prosesu’r data personol
Yn unol â’r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol, ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu data personol i ymgymryd â’n swyddogaeth statudol yw:
- Caniatâd (a): Mae’r testun data wedi cydsynio i brosesu ei ddata/data personol at un neu ragor o ddibenion penodol.
- Cyflawni Contract (b): Prosesu sy’n angenrheidiol ar gyfer cyflawni contract y mae’r testun data yn ymwneud ag ef neu er mwyn cymryd camau gweithredu ar gais y testun data cyn ymrwymo i gontract.
- Rhwymedigaeth Gyfreithiol (c) – prosesu sy’n angenrheidiol er mwyn cydymffurfio â’r rhwymedigaeth gyfreithiol sydd wedi’i roi i’r rheolydd.
- Tasg Gyhoeddus – Erthygl 6 (e) – prosesu sy’n angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu arfer awdurdod swyddogol sydd wedi’i roi i’r rheolydd.
- Budd sylweddol i’r cyhoedd – Erthygl 9 (2) (g) – prosesu sy’n angenrheidiol er budd sylweddol y cyhoedd, ar sail cyfraith Undebol neu aelod-wladwriaeth sy’n gyfraneddol i’r nod, yn parchu hanfod hawliau diogelu data ac yn darparu mesurau addas a phenodol i ddiogelu hawliau sylfaenol a buddion y person y mae’r data amdano.
Mae’r sail gyfreithlon ar gyfer prosesu categorïau arbennig o ddata fel a ganlyn:
- Erthygl 9 (2)a: Mae’r testun data wedi rhoi caniatâd penodol i brosesu’r data personol hynny at un neu fwy o ddibenion penodedig, ac eithrio pan fo cyfraith ddomestig yn darparu na chaiff testun data godi’r gwaharddiad y cyfeirir ato ym mharagraff 1.
Y ddeddfwriaeth sylfaenol, rheoliadau a chanllawiau sy’n ategu hyn yw:
Gan bwy neu o ble rydyn ni’n casglu data personol?
Mae’n bosibl y byddwn ni’n derbyn y data personol gan yr unigolion neu’r sefydliadau canlynol:
- Ymgyngoreion
- Ymgeiswyr am gyllid
- Unigolion sy’n mynd i hyfforddiant neu achlysuron
- Gweithwyr Cyd-bwyllgor Corfforedig De-ddwyrain Cymru
- Cysylltiadau busnes
- Aelodau o’r cyhoedd yn gwneud cais am wybodaeth gennym ni
Sefydliadau gallwn ni rannu eich data personol â nhw
O bryd i’w gilydd, byddwn ni’n rhannu eich data personol gyda sefydliadau partner a darparwyr gwasanaethau fel bod modd iddyn nhw ein helpu i gyflawni ein dyletswyddau, ein hawliau a’n disgresiwn yn ymwneud â’r gwasanaethau rydyn ni’n eu darparu. Bydd rhai o’r sefydliadau yma yn syml yn prosesu eich data personol ar ein rhan ac yn unol â’n cyfarwyddiadau. Ym mhob achos byddwn ni ond yn rhannu data i’r graddau ein bod yn ystyried ei bod yn rhesymol gofyn am yr wybodaeth ar gyfer y pwrpas yma.
Bydd unrhyw Wybodaeth Bersonol sydd gennym ni’n cael ei datgelu, gyda diben rhesymol i:
- Ein staff – lle mae’r wybodaeth yn hanfodol ac yn ofynnol ar gyfer eu gwaith.
- Y Llysoedd – dan gyfarwyddyd Gorchymyn Llys.
- Llywodraeth Cymru – yn unol â gofynion statudol neu lle rydyn ni’n gweinyddu cynllun ar eu rhan.
- Awdurdod Twyll y Sector Cyhoeddus – ar gyfer atal a chanfod twyll.
- Ein partneriaid – yn gwbl unol â gweithdrefnau y cytunwyd arnyn nhw ac yn gyfreithlon yn unol â GDPR y DU.
Lle rydyn ni’n dibynnu ar eich caniatâd i brosesu data mae gyda chi’r hawl i dynnu’r caniatâd hwn i brosesu data yn ôl ar unrhyw adeg drwy roi gwybod i’r Swyddog Diogelu Data yn ysgrifenedig.
O dan Ddeddf yr Economi Ddigidol 2017, gallwn ni rannu data personol sy’n cael ei ddarparu i ni ag awdurdodau cyhoeddus eraill at ddibenion twyll, canfod/atal troseddau, i wella’r gwasanaethau cyhoeddus a ddarperir, ac ymchwil ystadegol.
Mae gan Gyd-bwyllgor Corfforedig De-ddwyrain Cymru ddyletswydd i ddiogelu’r arian cyhoeddus y mae’n ei reoli. Felly, mae’n bosibl y bydd yr wybodaeth rydych chi wedi’i rhoi i ni yn cael ei defnyddio i atal a chanfod twyll neu ei rhannu â swyddogion sy’n gyfrifol am archwilio neu weinyddu arian cyhoeddus.
Lle bo gofyn neu os ydyn ni o’r farn bod hyn yn rhesymol ofynnol, fe allwn ni hefyd roi eich data i gyrff y llywodraeth a sefydliadau datrys anghydfodau a gorfodi’r gyfraith, gan gynnwys y rheiny sydd wedi’u rhestru uchod a Chyllid a Thollau Ei Mawrhydi. Mae’n bosibl y byddan nhw wedyn yn defnyddio’r data i gyflawni eu swyddogaethau cyfreithiol.
Mewn rhai achosion efallai y bydd y derbynwyr gwybodaeth yma y tu allan i’r DU. Mae hyn yn golygu y gall eich data personol gael ei drosglwyddo y tu allan i’r AEE i awdurdodaeth na fydd efallai’n cynnig lefel cyfatebol o amddiffyniad ag sy’n ofynnol gan wledydd yr AEE. Os bydd hyn yn digwydd, mae’n ofynnol i ni wirio bod mesurau diogelu priodol yn cael eu rhoi ar waith gyda’r bwriad o ddiogelu eich data yn unol â chyfreithiau perthnasol. Defnyddiwch y manylion cyswllt isod os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am y mesurau diogelu sydd ar waith ar hyn o bryd.
Proseswyr data
Mae prosesydd data yn gwmni neu sefydliad sy’n prosesu data personol ar ran rheolydd. Mae Cydbwyllgor Corfforedig De Ddwyrain Cymru’n defnyddio prosesyddion data sy’n darparu gwasanaethau i ni. Dyma’r categorïau o brosesyddion data rydyn ni’n eu defnyddio:
- Gwasanaethau Adnoddau Dynol
- Gwasanaethau Cyflogres
- Trefniadau a Gwasanaethau Yswiriant
- Gwasanaethau Cymorth Diogelu Data
- Gwasanaethau Cyllid a Chaffael
- Gwasanaethau TGCh a Darparwyr Cymorth
- Sefydliadau Partner Rhaglen i Raddedigion Venture
Mae ein prosesyddion data yn gweithredu ar ein cyfarwyddyd ni yn unig – does dim modd iddyn nhw wneud unrhyw beth gyda’ch data personol oni bai ein bod ni wedi eu cyfarwyddo i wneud hynny. Fyddan nhw ddim yn rhannu eich gwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni nac yn ei defnyddio at eu dibenion eu hunain. Byddan nhw’n cadw’r data yn ddiogel ac yn dal gafael arnyn nhw am y cyfnod rydyn ni wedi’u cyfarwyddo i wneud hynny.
Os oes gyda chi ymholiad penodol yn ymwneud â’n prosesyddion data, e-bostiwch InfoRights@cardiffcapitalregion.co.uk <mailto:InfoRights@cardiffcapitalregion.co.uk>.
Am ba mor hir byddwn ni’n cadw’r data personol?
Byddwn ni’n cadw’ch gwybodaeth yn unol â’r cyfnod a amlinellwyd ar yr adeg y cesglir y data a dim ond cyhyd ag sy’n angenrheidiol.
Mae deddfwriaeth yn dweud wrthon ni am ba mor hir y mae angen inni gadw rhywfaint o wybodaeth.
Eich hawliau’n ymwneud â diogelu data
O dan gyfraith diogelu data, mae hawliau gyda chi y mae angen i ni eich gwneud chi’n effro iddyn nhw. Mae’r hawliau sydd ar gael i chi yn dibynnu ar ein rheswm dros brosesu’r wybodaeth.
Eich hawl i weld eich data personol
Mae gyda chi’r hawl i ofyn i ni am gopïau o’ch gwybodaeth bersonol. Mae’r hawl yma’n berthnasol ar bob adeg. Mae rhai eithriadau, sy’n golygu efallai na fyddwch chi bob amser yn derbyn yr holl wybodaeth rydyn ni’n ei phrosesu. Mae modd i chi ddarllen rhagor am yr hawl yma ar wefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.
Eich hawl i gywiro gwybodaeth
Mae gyda chi hawl i ofyn i ni gywiro gwybodaeth sy’n anghywir yn eich barn chi. Mae hefyd gyda chi’r hawl i ofyn i ni gwblhau gwybodaeth sy’n anghyflawn yn eich barn chi. Mae’r hawl yma wastad yn berthnasol. Mae modd darllen rhagor am yr hawl yma.
Eich hawl i ddileu gwybodaeth
Mae hawl gyda chi i ofyn i ni ddileu’ch gwybodaeth bersonol mewn rhai amgylchiadau. Mae modd darllen rhagor am yr hawl yma ar wefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.
Eich hawl i atal y prosesu
Mae hawl gyda chi i ofyn i ni gyfyngu’r gwaith o brosesu’ch gwybodaeth mewn rhai amgylchiadau. Mae modd darllen rhagor am yr hawl yma ar wefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.
Eich hawl i wrthwynebu’r gwaith o brosesu gwybodaeth
Mae hawl gyda chi i wrthwynebu’r gwaith prosesu os oes modd i ni brosesu’ch gwybodaeth oherwydd bod y broses yn rhan o’n tasgau cyhoeddus neu er ein budd cyfreithlon. Mae modd darllen rhagor am yr hawl yma ar wefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.
Eich hawl i gludadwyedd data
Mae hyn dim ond yn berthnasol i wybodaeth rydych wedi ei rhoi i ni. Mae hawl gyda chi i ofyn i ni drosglwyddo’r wybodaeth rydych chi wedi’i rhoi i ni o un sefydliad i’r llall neu ei rhoi i chi. Mae’r hawl dim ond yn berthnasol os rydyn ni’n prosesu gwybodaeth yn seiliedig ar eich caniatâd neu os ydyn ni’n cynnal sgwrs ynglŷn ag ymrwymo i gontract a bod y prosesu’n awtomatig. Mae modd darllen rhagor am yr hawl yma ar wefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.
Does dim rhaid i chi dalu am arfer eich hawliau. Mae mis gyda ni i ymateb i’ch cais o’r dyddiad y caiff eich cais ei ddilysu. Mae modd i ni ymestyn y cyfnod yma am ddau fis arall os yw’r cais yn gymhleth neu os byddwn ni’n derbyn nifer o geisiadau gennych chi.
Cysylltwch â’r arweinydd Diogelu Data os rydych chi’n dymuno gwneud cais.
Eich hawl i wneud cwyn ynghylch diogelu data
Mae gyda chi hawl i gwyno i Gyd-bwyllgor Corfforedig De Ddwyrain Cymru os nad ydych chi’n credu ein bod ni wedi trin eich data personol yn gyfrifol ac yn unol ag arfer da.
Os oes gennych chi bryder, rydyn ni’n eich annog i gysylltu â’r Arweinydd Diogelu Data yn y lle cyntaf. Mae modd datrys y rhan fwyaf o bryderon yn gymharol gyflym trwy alwad ffôn syml neu e-bost. Os hoffech chi wneud cwyn ffurfiol, cyfeiriwch at y Polisi Cwynion ar ein gwefan neu e-bostiwch Feedback@cardiffcapitalregion.gov.uk
Mae hefyd modd i chi gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych chi’n anfodlon â sut rydyn ni wedi defnyddio’ch data. Serch hynny, rydyn ni’n eich annog chi i gysylltu â ni yn y lle cyntaf. Dyma fanylion cyswllt Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth:
Cyfeiriad: Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113
Gwefan: https://www.ico.org.uk/